- هل تسبب طبيعة البيانات التي سوف يتم تداولها حرجاً لبعض الأشخاص أوعدم الحرية في التحدث في مواجهة الآخرين ؟ كيف سوف يتم التغلب على هذا ؟
- هل يفتقر اإختلاف المعدلات الوظيفية للمشــاركين عقد إجتماعات معزولة للمستويات المغيرة ؟
* ما هو جدول ممارسات الإجتماع ؟
- ما هي البنود الأساسية التي يتم مناقشتها ؟
- هل تم الحرص على أن تلك البنود تشارك في تقصي مقصد الإجتماع ؟
- ماهي المواضيع التي يتضمنها كل فقرة ؟
- ماهي أولويات نقاش بنود الإجتماع ؟
- ماهو التسلسل المنطقي للبنود ؟
- هل يلزم إستطلاع رأي المشتركين في جدول الإجراءات ، أو المطلب منهم المشـاركة في وضعه ؟ كيف سوف يتم هذا ؟
* هل يطلب الإجتماع إعداداً مسبقاً من المشتركين ؟
- ما نوع التجهيز المطلوب ؟
- ما هي مسؤولية كل من المشتركين في التجهيز للإجتماع ؟ وما هو الوقت المقدر للإعداد من كل منهم ؟
- ما هي البيانات التي يلزم تزويدهم بها لمساعدتهم في التجهيز للإجتماع ؟
- كيف سوف يتم تزويد المشتركين بالمعلومات الضرورية للإجتماع ؟ ومن ستولى استعداد تلك البيانات ؟
- ما هي المواد التي يلزم على المشتركين إحضارها معهم للرجوع إليها خلال الإجتماع؟
ماهو الوقت الذي سوف يتم تخصيصة للإجتماع ؟
- ما هو المتوقع أن تستغرقه كل بنود جدول الممارسات ؟
- هل سيخصص وقت لأسئلة المشتركين ، أو ما يستجد من ممارسات ؟
- هل سيتخلل الإجتماع مرحلة سكون ؟ ما مدتها ؟
- هل سوف يتم تقديم ضيافة للمشاركين خلال مرحلة السكون
ما هو التوقيت الأنسب للإجتماع ؟
- هل تحتاج طبيعة الإجتماع فرض ميعاد ثابت يتفرغ جميع المشتركين به ؟
- ما هي البدائل المتاحة في وضعية عدم موائمة الميعاد لجميع المشتركين له ؟
- هل يتم تحديد ساعة بدء وإنتهاء الإجتماع حتى قادر على المشاركون من مركز جدول عملهم اليومي استناداً لهذا ؟
- من ستولى مسؤولية التعاون مع المشتركين بخصوص الميعاد ؟
- هل يفتقر الإجتماع استعمال وسائل عرض سمعية وبصــرية ؟ ما هي بالضبط ؟
- من ستولى مسؤولية إعدادها أو الحصول عليها ؟
- من ستولى مسؤولية إدخار الأجهزة الضرورية لاستخدامها ؟
- من سيتولى مسؤولية تشغيل الأجهزة الضرورية ؟
ما هو الموضع الموائم لعقد الإجتماع ؟
- ما هي البدائل المتاحة ؟ ما هو أفضلها ؟
- ما هو مركز أولوياتها في وضعية عدم توفر البدائل الأجود ؟
- هل الموضع المناسب لاستعمال الوسائل السمعية والبصرية المطلوبة ؟
- من ستولى مسؤولية حجز الموضع ؟
- هل تستدعي سرية بعض البيانات التي سوف يتم تداولها
- من ستولى مسؤولية إعداد المقر ؟
- كيف سوف يتم مناشدة المشتركين للإجتماع ؟
- من سيقوم بتوجيه الدعوة ؟
- ما هي الكيفية التي ستستخدم لدعوة المشتركين للإجتماع ( مذكرة داخلية ، كتاب رسمي ، نموذج خاص ، الهاتف ، الفاكس ، التلكس ، شخصياً ) ؟
- من ستولى مسؤولية القيام بتدابير توجيه الدعوة ؟
- كيف سوف يتم تقرير الإجتماع ؟
- ما هي الكيفية التي تستخدم في تقرير الإجتماع ؟
- من سيتولى مسؤولية التوثيق ؟
- هل يبقى أشخاص ، عدا المشتركين ، تفتقر طبيعة عملهم وجوب الاطلاع على حصائل ووثائق الإجتماع ؟
- كيف سوف يتم تجهيز وتوزيع نسخ وثائق الإجتماع ؟
تعليقات
إرسال تعليق